Organizar de manera correcta una empresa no es algo sencillo, pero sí es fundamental para que alcance el éxito a largo plazo y puedas seguir de cerca los avances que están consiguiendo tus empleados. Gracias a eso, estarás al tanto de todo lo que suceda en tu emprendimiento.
Si no sabés muy bien qué rumbo debe tomar tu proyecto, en este artículo encontrarás información acerca de cómo realizar un cronograma y por qué es tan importante hacerlo.
¿Qué son los cronogramas?
Como primera medida, lo que debemos hacer es comprender qué aspectos queremos priorizar de acuerdo a las necesidades de tu empresa, pues existen varios sistemas organizativos que se adaptan mejor en distintos contextos. No todos los cronogramas sirven para lo mismo.
Estas herramientas son extremadamente útiles para ordenar los componentes que harán exitoso a un proyecto en un período de tiempo, y se distribuyen en base a la urgencia de su realización o mediante categorías. O sea, es posible hacer un cronograma empresa basado en las actividades prioritarias o incluso podrás realizar uno en base a las áreas que se vean implicadas en las actividades, para que todos los sectores sepan qué hacer en todo momento.
3 tipos de cronogramas
En realidad, el cronograma empresa perfecto para vos y tu compañía dependerá siempre del tipo de proyecto que tengas y qué enfoque tenés. Aun así, estos son los 3 más usados:
Cronograma de Pert
Lo que hace este cronograma empresa es dejar las fechas de entrega en segundo plano, con el fin de priorizar las actividades y la correlatividad que tengan. Acá, todas las tareas se muestran en un pequeño cuadro, y en él están incluidos los procesos que previamente debés realizar antes de completar la actividad. La temporalidad y la conexión de las tareas serán siempre primordial.
Cronograma de hitos
Con el cronograma de hitos, lo que harás será juntar los puntos clave que tenga el proyecto, y podrás llevarlo a cabo para organizar actividades importantes, plazos de entrega, reuniones, etc. En resumen, acá están incluidos solamente los puntos más importantes.
Siempre dependerán de una estructura, la cual deberá estar definida en base a los distintos actores que permiten que un proyecto se realice correctamente: clientes, responsables del proyecto, etc. Con este cronograma, será mucho más fácil monitorear los proyectos y marcar rápidamente los pequeños objetivos que se vayan cumpliendo.
Cronograma de Gantt
Esta es una herramienta encargada de relacionar las tareas a realizar con el tiempo aproximado para que sean concluidas. Con el fin de lograr esto, la proyección de las actividades está marcada en una línea de tiempo la cual se actualiza siempre que alcanzamos un objetivo. Es ideal para gestionar proyectos, ya que muestran el inicio y la finalización de los trabajos que integran el proceso, y agrupan las variadas actividades en pequeñas unidades.
En cuanto a su estética, se compone mediante un eje vertical en el cual se ven las actividades, y otro eje pero horizontal, pues ese es el timeline que sirve para configurar los plazos de finalización. Al ser tan fácil de usar, es un sistema fundamentalmente empleado en quienes llevan a cabo proyectos empresariales sobre todo por primera vez, pues permite actualizar los pequeños objetivos que se vayan logrando diariamente.
Cómo definir las tareas
Lo primero a considerar no son los plazos de entrega y sus formas, sino qué objetivos quieres perseguir y por qué. Gracias a esto, serás capaz de rendir mucho mejor en la manera de trabajar, y dividiendo las actividades en acciones más pequeñas te darás cuenta que las estás haciendo con una velocidad mayor.
Por ello, debemos determinar pequeñas y simples tareas que nos permitan realizarlas de manera individual, pero que en su conjunto formen un objetivo importante. Generalmente se sigue una regla que dice que, para definir correctamente el micro-objetivo, este debe ser fácilmente explicado con un máximo de 4 o 5 palabras.
Si bien se pueden subdividir las actividades, después cada empleado decidirá qué es lo más conveniente para él, con el fin de ordenar mejor su trabajo y realizar los puntos, paso por paso.
Fijar los plazos para las tareas
Con respecto a los plazos de entrega, estos se determinan siempre que el cliente o las diversas partes de la cadena de productividad lo pidan, pues algunas tareas no pueden ser realizadas sin la concreción de otras. Por ello, es clave ordenar de manera óptima las actividades para tener un tiempo estimado en el cual los objetivos serán cumplidos.
Un ejemplo práctico para que comprendas fácilmente, es: si el cliente te encarga un trabajo terminado para dentro de 10 días, tú como líder deberás procurar que todas las partes del proceso finalicen en tiempo y forma. En resumen, las pequeñas tareas son en realidad un todo en el cual los procesos se corresponden entre sí.
Actualiza el cronograma
Cuando dispongas de herramientas virtuales para trabajar, se te hará mucho más sencillo ordenar y modificar los cronogramas a medida que compruebes la concreción de los pequeños objetivos. Gracias a esto, conseguir ser más eficiente es más fácil, porque tendrás la posibilidad de adelantar trabajo o reorganizar actividades si es que surge algún tipo de obstáculo en el camino.
Esto es especialmente positivo para que los empleados no se vean sofocados con los plazos de entrega, porque si hay algún inconveniente podrás modificar todo para que quede igual de bien. Presta atención a todos los puntos antes de realizar un cronograma, pues ordenar las metas por mera intuición es algo que indefectiblemente te llevará al fracaso. Sin dudas, esa es la única manera de obtener resultados satisfactorios y cumplir con los objetivos propuestos al comienzo.
Algunos de los beneficios de los cronogramas son:
- Permiten fijar el orden de los objetivos por su interconexión.
- Aumenta el monitoreo de la productividad y los plazos de entrega.
- Si surgen inconvenientes podrás modificar el cronograma en base a nuevos objetivos.
- Cuando los lapsos se cumplen de manera prematura, recompensar a los trabajadores es una gran manera de incentivarlos.